Transformación digital del Colegio de Graduados en Ciencias Económicas de Santa Fe

Inicios

En este artículo vamos a presentarles el proceso de transformación digital que venimos llevando adelante en el Colegio de Graduados de Ciencias Económicas de Santa Fe. Este proceso inició en el año 2016 y desde entonces la organización ha atravesado una evolución iterativa e incremental. En conjunto con el acompañamiento de la empresa Cipax, la transformación consistió en varias etapas a lo largo de estos 4 años.

Objetivo

Los objetivos fueron: (i) la unificación de los medios de comunicación, (ii) la formación en trabajo colaborativo y tecnologías y (iii) el desarrollo de una plataforma para la gestión de las capacitaciones y eventos, (iv) integración de la plataforma al software de gestión profesional.

El proceso

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Análisis y mejora

Notablemente, las posibilidades de análisis y mejora que brindan todas las herramientas digitales comenzaron a ser aprovechadas e incorporadas en la organización. Por ejemplo, analizaron el horario en que los emails tenían una mayor tasa de apertura, cuáles eran los cursos que mayor cantidad de vistas recibían, qué imágenes en redes sociales eran las más aceptadas por los asociados. Al día de hoy continúan en el camino de profesionalizar el análisis de los datos.

Trabajo colaborativo

A fines de 2018 logramos adquirir la licencia de Google Suite para toda la organización. Esto implicó un cambio rotundo en la forma de trabajo, pasando a un trabajo 100% colaborativo entre los/as empleados/as. Dentro de las implementaciones, aparece el uso de Gmail como correo electrónico, con todas las potencialidades que este ofrece. Se comenzó a trabajar de forma integrada por medio de la Suite de Google Drive, y se dispuso del uso de la nube como único de Backup. Debe resaltarse que este proceso fue paulatino y requirió varios meses entre la migración de correos, archivos y la utilización de las batería de herramientas que ofrece Google Suite.

Formación

Como se mencionó anteriormente, en la organización existía una baja formación en recursos tecnológicos y en cierta manera había un rechazo por parte de las personas con mayor trayectoria. Con procesos de formación continua, no sólo en herramientas tecnológicas sino que también nuevas formas de trabajo y acompañamiento, este rechazo se fue haciendo cada vez más menor, y hoy se podría decir que tienen ciertos aspectos de una organización ágil.

A la fecha de escribir este artículo, aquellas personas que, desde un punto de vista, tenían una mayor resistencia a los cambios, son las que hoy proponen mejoras para la organización. Esto evidencia lo que es indispensable que los procesos de transformación digital sean acompañados por todo el personal de la organización, y no únicamente por los directivos que son los que deben liderar el cambio, si no que también por el personal que está en el día a día.

Sistema de Gestión de Capacitaciones

Uno de los principales servicios que ofrece la organización son capacitaciones de primer nivel para sus asociados. La simplificación de la gestión de la misma es sumamente importante para mantenerse cerca y brindar cada vez más y mejores servicios.

Para esto, la organización está desarrollando e implementado un sistema informático que permite la gestión integral de los eventos que se desarrollan en el Colegio de Ciencias Graduados en Ciencias Económicas. Este sistema se encontrará disponible para todos los asociados en los próximos días. En el video a continuación se presenta un breve resumen del mismo.